Les fonctionnalités principales d’Arkevia se déploient au sein d’un écosystème numérique hautement sécurisé, conçu pour transformer la gestion administrative des entreprises et des salariés. Développée par le groupe Cegedim, cette plateforme s’impose aujourd’hui comme une référence incontournable de la dématérialisation RH en France.
Le coffre-fort numérique et le stockage sécurisé
Au cœur de la plateforme se trouve une architecture de stockage d’une grande rigueur technique, bâtie pour protéger l’intégrité des données face aux cybermenaces.
Le chiffrement et la protection des fichiers
Chaque document téléversé sur l’espace personnel bénéficie d’un chiffrement avancé de niveau militaire, utilisant le protocole AES-256. Ce système garantit que les données restent totalement illisibles pour tout tiers non autorisé, y compris en cas de tentative d’interception. De plus, l’accès à l’interface MyArkevia est protégé par un mécanisme d’authentification à double facteur. Cette double barrière combine le mot de passe de l’utilisateur avec un code temporaire unique envoyé sur un canal distinct, ce qui réduit drastiquement les risques d’usurpation d’identité ou de piratage de compte.
L’hébergement local et la conformité légale
La souveraineté des données constitue un autre pilier fondamental de la solution. L’ensemble des infrastructures de stockage est situé sur le territoire français au sein de centres de données hautement sécurisés. Ces centres bénéficient de la certification ISO/IEC 27001, ce qui valide l’excellence des processus de gestion de la sécurité de l’information. Cette approche garantit une parfaite conformité avec le règlement général sur la protection des données et assure aux utilisateurs que leurs fichiers ne sont soumis à aucune législation extraterritoriale intrusive.
L’automatisation des flux et la gestion des documents RH
La valeur ajoutée de la plateforme Arkevia réside également dans sa capacité à fluidifier les échanges d’informations entre les directions des ressources humaines et les collaborateurs.
La distribution automatique des bulletins de paie
Pour les équipes administratives, l’outil supprime les tâches chronophages liées à l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement postal des fiches de salaire. Grâce à des connecteurs logiciels et des interfaces de programmation applicative, la plateforme se synchronise directement avec les logiciels de paie de l’entreprise. Dès que les salaires sont validés, les documents électroniques sont instantanément distribués dans les coffres-forts respectifs des salariés. Ces derniers reçoivent une notification par email en temps réel pour les informer de la mise à disposition de leur nouveau document.
La pérennité des accès et la portabilité
Contrairement à un intranet d’entreprise classique, l’espace MyArkevia appartient exclusivement au collaborateur. Cette distinction juridique et technique est essentielle pour la gestion de carrière à long terme.
- L’accès au coffre-fort reste actif à vie, gratuitement, même si le salarié quitte son entreprise ou change de secteur d’activité.
- Les documents réglementaires comme les bulletins de paie y sont conservés de manière garantie pendant une durée minimale de 50 ans.
- Le travailleur conserve ainsi un historique complet et centralisé de sa carrière, indispensable au moment de faire valoir ses droits à la retraite.
L’organisation interne et le partage de fichiers
Au-delà de la simple réception passive de documents RH, l’interface offre de véritables outils de productivité quotidienne pour structurer sa gestion administrative.
Le système de classement et d’indexation
La plateforme intègre un moteur de recherche performant associé à un système de tri intuitif. Les utilisateurs peuvent concevoir une arborescence personnalisée en créant des dossiers thématiques pour séparer les documents professionnels des papiers d’ordre privé. Les fichiers d’identité, les contrats d’assurance, les diplômes ou les fiches de paie peuvent y être déposés par simple glisser-déposer. L’indexation automatique facilite ensuite la localisation immédiate d’une pièce spécifique, évitant ainsi de longues minutes de recherche fastidieuse lors de démarches d’urgence.
Les fonctionnalités de partage temporaire
Le logiciel permet de transmettre des documents officiels à des tiers de confiance, tels que des établissements bancaires, des bailleurs immobiliers ou des administrations publiques. Au lieu d’envoyer des pièces jointes par email sans protection, l’usager génère un lien de partage hautement sécurisé directement depuis son tableau de bord. Il est possible de configurer finement ce partage en définissant une date d’expiration pour le lien ou en limitant le nombre de téléchargements autorisés, garantissant ainsi un contrôle permanent sur la diffusion de ses données privées.
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Mesure de sécurité |
Norme ou protocole |
Bénéfice utilisateur |
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Sécurisation des données |
Chiffrement AES-256 |
Confidentialité totale des fichiers |
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Valeur juridique |
Certification NF Z42-020 |
Équivalence parfaite avec le papier |
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Infrastructure |
Certification ISO 27001 |
Protection contre la perte de données |
Un bilan positif pour la transition vers le zéro papier
En combinant un coffre-fort hautement sécurisé, une automatisation fluide des flux RH et des garanties de conservation à très long terme, Arkevia s’impose comme un outil central de la transformation numérique. La plateforme réussit le pari de concilier les exigences de productivité et de RSE des entreprises avec le besoin de simplicité et de contrôle des salariés. En garantissant la portabilité à vie des bulletins de paie, elle offre une tranquillité d’esprit précieuse face aux enjeux complexes de l’archivage administratif contemporain.
Foire aux questions
Quelle est la différence exacte entre Arkevia et MyArkevia ?
Arkevia désigne la solution technologique globale de coffre-fort numérique déployée par l’éditeur pour le compte des entreprises. MyArkevia est le portail web et mobile destiné spécifiquement aux salariés, leur permettant de s’authentifier pour consulter et gérer leur espace personnel de stockage.
Comment s’inscrire sur la plateforme pour la première fois ?
L’inscription nécessite une invitation préalable transmise par le service des ressources humaines de votre employeur. Cet email contient un lien d’activation sécurisé, votre numéro de matricule ainsi qu’un code secret temporaire qu’il faudra renseigner pour initialiser votre mot de passe définitif.
Que deviennent mes bulletins de salaire si je quitte mon entreprise ?
Vos documents restent parfaitement accessibles. Le coffre-fort MyArkevia est personnel et indépendant de votre contrat de travail. En cas de démission ou de licenciement, vous conservez vos identifiants et votre accès gratuit à vie pour consulter l’intégralité de l’historique stocké.
Les documents numériques stockés ont-ils une valeur juridique ?
Oui, la plateforme est conforme à la norme NF Z42-020 relative aux coffres-forts numériques. Chaque fichier bénéficie d’un horodatage précis et d’une signature électronique qualifiée, ce qui lui confère une valeur probatoire identique à celle d’un document original sur support papier.
Comment contacter le support technique en cas de problème de connexion ?
Si vous rencontrez des difficultés d’accès ou un blocage de compte, vous pouvez formuler une demande d’assistance par courrier électronique à l’adresse contact@arkevia.com. Pensez à préciser votre nom, votre adresse email de connexion ainsi que le nom de l’entreprise qui a initialisé votre espace.
